Dossiers numérotés

Le classement des fichiers varie habituellement beaucoup en fonction du contexte ou de la personne qui fait le travail. Mais peu importe la méthode utilisée, on classe pour retrouver! 

Stratégie de noms

Le choix du nom devrait résulter d'une stratégie de noms : par exemple, tous les documents qui contiennent des exercices commencent par le mot Exercices. Voici quelques idées pour établir votre propre stratégie de classement :
  • Le nom doit être significatif, c'est à dire, qu'il indique clairement ce que le document contient. Utilisez des mots-clés qui sont utilisés dans le texte et qui sont les mêmes qui vous viendront spontanément à l'esprit lorsque vous effectuerez une recherche.
  • Il faut éviter le piège des raccourcis : un nom complet pour les documents et les dossiers facilite toujours la recherche. Si jamais vous choisissez d'utiliser des abréviations, limitez-vous à des abréviations qui sont évidentes pour tout le monde.
  • Quel est le critère principal de recherche? La date? La catégorie de classement? Le sujet traité uniquement? Par exemple, beaucoup débutent le nom par une date : 2014-01-01 Résolutions de l'année.

Stratégie basée sur l'organisation d'un cours

Voici une méthode pour classer les nombreux documents qui ont été créés pour les besoins d'un cours. Chaque dossier est nommé en suivant les règles suivantes :
  • Chaque dossier contient les documents d'un seul sujet.
  • Le nom commence toujours par la lettre S pour semaine, suivie de deux chiffres qui indique le numéro de la semaine de la session. S12 indique que le dossier contient des documents pour la douzième semaine de la session.
  • Une lettre après les chiffres indique l'ordre de présentation des sujets : a, b, c, etc. Toutefois, la lettre L indique les documents pour un laboratoire et T pour un test.
  • Un trait d'union sépare le code précédent du nom du dossier.
  • Le nom indique le sujet traité en utilisant des mots utilisés dans le ou les documents contenus dans le dossier.
 Liste des dossiers d'un cours - un sujet par dossier
Liste de dossiers 1

Cette façon de procéder présente les avantages suivants :
  • Il est facile de retrouver les documents, car ils sont regroupés par sujet.
  • On voit l'organisation du cours uniquement en examinant la liste des dossiers, tant au niveau du contenu que de la séquence.
  • On peut facilement réorganiser le cours en déplaçant les dossiers puisqu'un dossier ne contient que les documents sur un seul sujet. Le déplacement s'effectue automatiquement en modifiant le numéro de semaine.
 Déplacement d'un dossier en modifiant le numéro de semaine
Déplacement d'un dossier

Le dossier S05a - Règles de montage sur plaquette a été déplacé à la semaine 4 en renommant le dossier en S04c - Règles de montage sur plaquette : le dossier a été déplacé en changeant seulement 2 lettres! 

C'est simple ça!